Este artigo explica como criar corretamente o arquivo de encarteiramento flexível, detalhando os campos obrigatórios, regras de preenchimento e formatação do CSV. Ele serve como um guia prático para que você consiga montar e importar o arquivo sem erros, garantindo que os clientes sejam encarteirados da forma correta no Agenda.

• Nível de Acesso: Administrador (a) e Administrador (a) de dados.

• Persona: Analista de CRM

Veja os Assuntos abordados nesse artigo: 

1. Arquivo do Encarteiramento Flexível

Entendendo as regras do arquivo de Encarteiramento Flexível

• Visão das regras detalhadas do Arquivo de Encarteiramento Flexível
  
  

2. Formatação técnica do arquivo

Passos para estruturar o arquivo do Encarteiramento Flexível

• Visão dos passos para criação do arquivo do Encarteiramento Flexível

3. FAQ – Perguntas Frequentes sobre o Arquivo do Encarteiramento Flexível 

Arquivo do Encarteiramento Flexível

Campos obrigatórios e estrutura básica do arquivo

Abaixo, veja quais são os campos obrigatórios e a estrutura básica para o encarteiramento flexível, e siga as regras que o arquivo e o conteúdo devem obedecer para que o encarteiramento funcione conforme o esperado. 

A planilha deve estar no formato CSV, obedecendo obrigatoriamente a ordem das colunas: reference > store_id > seller_id. 

1. Reference (identificador do cliente): Não deixe este campo vazio, preencha-o obrigatoriamente.

Se for um CPF, insira 11 dígitos e inclua os zeros à esquerda.

Modelo de uso do identificador CPF

Se for um CNPJ, insira os 14 dígitos e inclua os 5 números da ficha do cliente antes do CNPJ. (No exemplo abaixo, os 5 primeiros números são 50460, este é o identificador da marca exemplo, e os números restantes correspondem ao CNPJ.)

Modelo de uso de Identificador CNPJ

Se for um E-mail, inclua os 5 primeiros números do identificador da marca. (No exemplo abaixo, os 5 primeiros números são 09202, este é o identificador exemplo, e os números restantes correspondem ao Hash de E-mail.)

Modelo de uso de Identificador E-mail

ATENÇÃO:

Se exportar os clientes diretamente da Dito, a informação do reference irá constar na primeira coluna chamada de user_ID. 

Conforme escrito acima, aceitamos o user_id como identificador no encarteiramento flexível.

Se o user_id da marca for um CPF (11 dígitos, padrão Brasil), não é necessário incluir os 5 dígitos de referência da ficha na frente, conforme explicado acima. É preciso remover o ID= da frente.

Se o user_id não for um CPF (por exemplo, um user_id com letras e números, diferente de 11 dígitos), é obrigatório incluir o código de referência da ficha, que corresponde aos 5 dígitos anteriores conforme citado acima. O ID= também deve ser removido da frente.

2.  store_id (código da loja): Não deixe este campo vazio, preencha-o obrigatoriamente.

• Lembre-se: insira exatamente o mesmo cadastrado no Agenda, incluindo o zero à esquerda, se houver.

3. seller_id (código do vendedor): Preencha este campo se desejar, ele é opcional.

• Lembre-se: insira exatamente o mesmo cadastrado no Agenda, incluindo o zero à esquerda, se houver.

Revise atentamente os pontos abaixo para garantir que o arquivo esteja conforme as regras do Agenda para o encarteiramento flexível funcionar conforme o esperado:

• É imprescindível que as fichas dos clientes já estejam cadastradas na Dito e que cada cliente tenha o número de telefone devidamente preenchido, pois clientes sem telefone ou que não estejam cadastrados na Dito não serão encarteirados. 
• Se houver um mesmo consumidor inserido mais de uma vez (duplicado) na planilha para lojas/vendedores distintos, sobrescreve o último lido, ou seja, a linha mais inferior. 

• Se o store_id não existir, for inválido ou estiver inativo (sem vendedores ativos na loja), os clientes atribuídos a ela seguirão no encarteiramento padrão caso ele esteja ativo em paralelo. Se não estiver, estes clientes não serão encarteirados. 
• Se o seller_id não existir, for inválido ou estiver inativo, o cliente será encarteirado para outro vendedor de forma aleatória, seguindo a regra padrão do Agenda que considera o histórico de compras.
• Se o reference não existir, for inválido ou estiver incorreto, exemplo: tamanho menor que 6 dígitos, fichas que não existem na Dito, fichas sem telefone preenchido, CPFs sem o zero à esquerda, o cliente não será encarteirado. 
• Se a linha não tiver o campo reference e/ou store_id (campos obrigatórios), será ignorada.
• Se o reference tiver tamanho menor que 6 ou for inexistente, será ignorado.
• Tamanho máximo do arquivo: 50MB.
  
  

Qualquer validação em relação a consumidor existente, consumidor com telefone na ficha, loja existente e ativa, vendedor existente e ativo é feita na hora do encarteiramento. Ou seja, esses dados serão recebidos na planilha e salvos no banco como os inputs feitos, mas não serão considerados na hora de encarteirar

Formatação técnica do arquivo

Passo a Passo para estruturar o arquivo do encarteiramento flexível

Abaixo, siga rigorosamente todos os passos para formatar o arquivo do encarteiramento flexível e deixá-lo na estrutura correta, com os campos obrigatórios citados no passo anterior. 

Utilizaremos o exemplo de uma planilha para demonstrar o processo:

Lembre-se de que as etapas podem variar dependendo do software ou ferramenta utilizada para a edição de planilhas. Este guia foi elaborado considerando a utilização do Google Planilhas como exemplo.

Passo 1: Preparação do Arquivo CSV

Formate uma planilha no formato abaixo.

Abra o Google Planilhas e crie as colunas conforme o modelo abaixo, preenchendo com todas as informações necessárias, exemplo:

• Salve o arquivo em formato .CSV, com separação correta por vírgula ou ponto e vírgula.

• Não utilize nos dados dos campos os seguintes caracteres: aspas duplas("), aspas simples('), vírgula(,) e ponto e vírgula(;).

• Os espaços existentes antes e após o campo são removidos pela aplicação. Ex.: __MC_241__ passa a ser MC_ 241 (_ representa o espaço). 

Passo 2: Verificação e Ajustes

Revise todo o seu arquivo para mantê-lo conforme todas as regras acima.

• Verifique se as colunas estão organizadas conforme desejado.
• Refaça o processo de separação se necessário.
• Edite manualmente as células, se houver erros específicos

Passo 3: Após ajustar o arquivo CSV, siga os passos:

Selecione a planilha no Google Sheets.

No menu "Arquivos", escolha “Fazer download” e escolha ‘’csv’’.

Com estes passos simples, crie um arquivo CSV para o encarteiramento flexível e importe o arquivo no app.dito, seguindo este artigo aqui.

GIF para tornar o entendimento dos passos a serem seguidos mais fácil: 

Materiais de Apoio

• Em anexo a esse artigo você encontrará o Modelo planilha Encarteiramento Flexível disponível para download.

Com este artigo, você aprendeu as regras do arquivo de encarteiramento flexível, como estruturá-lo corretamente e quais critérios devem ser seguidos para que o encarteiramento funcione adequadamente na rotina. 

Ficou com alguma dúvida ou identificou algum problema? Acione nosso time pelo chat disponível no app dito. (Horário de Atendimento de Segunda a Sexta das 9hrs as 18hrs) 

Gostou, mas acha que algo pode melhorar?

Sua opinião é muito importante para nós! Se você tem alguma sugestão ou sentiu falta de algo neste módulo, queremos ouvir você.

Compartilhe suas ideias diretamente com nosso time de Produto através do link abaixo.

➡️ Acesse aqui o Portal de Ideias

FAQ – Perguntas Frequentes sobre o Arquivo do Encarteiramento Flexível

1. O que é o arquivo de encarteiramento flexível?
O arquivo de encarteiramento flexível é uma planilha no formato CSV que a marca importa no app.dito, o arquivo permite atribuir clientes a lojas e vendedores de forma personalizada.

2. Quais são os campos obrigatórios do arquivo CSV?
Os campos obrigatórios são:

• reference (identificador do cliente, CPF, CNPJ ou e-mail)

• store_id (código da loja)
  
  

3. Como devo preencher o campo reference?

• CPF: 11 dígitos, incluindo zeros à esquerda.

• CNPJ: 14 dígitos, incluindo os 5 primeiros números da ficha do cliente.

• E-mail: incluir os 5 primeiros números do identificador da marca, seguido do hash do e-mail.

• Ao exportar clientes da Dito, remova o prefixo “ID=” do user_ID.
  
  

4. O que acontece se algum campo obrigatório estiver vazio ou incorreto?

• Linhas sem reference ou store_id serão ignoradas.

• References inexistentes, inválidos ou com tamanho menor que 6 dígitos não serão encarteirados.
  
  

5. E se o store_id ou seller_id não existir ou estiver inativo?

• store_id inválido: clientes seguem para o encarteiramento padrão ou não serão encarteirados se o padrão não estiver ativo.

• seller_id inválido: o cliente será encarteirado para outro vendedor de forma aleatória, seguindo o histórico de compras.
  
  

6. Posso inserir clientes duplicados no arquivo?
Não é o ideal, mas se houver duplicatas para a mesma loja ou vendedor, será considerado apenas o último registro lido (linha mais inferior).

7. Qual é o tamanho máximo permitido para o arquivo CSV?
O arquivo pode ter até 50MB.

8. Existe algum cuidado com os caracteres nos campos do arquivo?

Não utilize aspas simples ('), aspas duplas ("), vírgulas (,) ou ponto e vírgula (;) nos dados dos campos.

9. Como faço para criar e formatar corretamente o arquivo CSV?

• Crie uma planilha com as colunas reference, store_id e seller_id.

• Preencha todas as informações seguindo as regras mencionadas.

• Salve a planilha em formato CSV com separação por vírgula ou ponto e vírgula.

• Revise todos os campos antes de importar para o app.dito.