Este artigo explica como criar corretamente o arquivo de encarteiramento flexível, detalhando os campos obrigatórios, regras de preenchimento e formatação do CSV. Ele serve como um guia prático para que você consiga montar e importar o arquivo sem erros, garantindo que os clientes sejam encarteirados da forma correta no Agenda.

• Nível de Acesso: Administrador (a) e Administrador (a) de dados.
  Persona: Analista de CRM.

Campos obrigatórios e estrutura básica do arquivo

Abaixo, veja quais são os campos obrigatórios e a estrutura básica para o encarteiramento flexível, e siga as regras que o arquivo e o conteúdo devem obedecer para que o encarteiramento funcione conforme o esperado.

A planilha deve estar no formato CSV, obedecendo obrigatoriamente a ordem das colunas: reference > store_id > seller_id.

1. reference (identificador do cliente): Não deixe este campo vazio, preencha-o obrigatoriamente.

Se for um CPF, insira 11 dígitos e inclua os zeros à esquerda.

Modelo de uso do identificador CPF

Se for um CNPJ, insira os 14 dígitos e inclua os 5 números da ficha do cliente antes do CNPJ. (No exemplo abaixo, os 5 primeiros números são 50460, este é o identificador da marca exemplo, e os números restantes correspondem ao CNPJ.)

Modelo de uso de Identificador CNPJ

Se for um E-mail, inclua os 5 primeiros números do identificador da marca. (No exemplo abaixo, os 5 primeiros números são 09202, este é o identificador exemplo, e os números restantes correspondem ao Hash de E-mail.)

Modelo de uso de Identificador E-mail

ATENÇÃO:
Se exportar os clientes diretamente da Dito, a informação do reference irá constar na primeira coluna chamada de user_ID.

Conforme escrito acima, aceitamos o user_id como identificador no encarteiramento flexível.
Se o user_id da marca for um CPF (11 dígitos, padrão Brasil), não é necessário incluir os 5 dígitos de referência da ficha na frente, conforme explicado acima. É preciso remover o ID= da frente.

Se o user_id não for um CPF (por exemplo, um user_id com letras e números, diferente de 11 dígitos), é obrigatório incluir o código de referência da ficha, que corresponde aos 5 dígitos anteriores conforme citado acima. O ID= também deve ser removido da frente.

2. store_id (código da loja): Não deixe este campo vazio, preencha-o obrigatoriamente.

• Lembre-se: insira exatamente o mesmo cadastrado no Agenda, incluindo o zero à esquerda, se houver.

3. seller_id (código do vendedor): Preencha este campo se desejar, ele é opcional.

• Lembre-se: insira exatamente o mesmo cadastrado no Agenda, incluindo o zero à esquerda, se houver.

Revise atentamente os pontos abaixo para garantir que o arquivo esteja conforme as regras do Agenda para o encarteiramento flexível funcionar conforme o esperado:

• É imprescindível que as fichas dos clientes já estejam cadastradas na Dito e que cada cliente tenha o número de telefone devidamente preenchido, pois clientes sem telefone ou que não estejam cadastrados na Dito não serão encarteirados.
  
  
• Se houver um mesmo consumidor inserido mais de uma vez (duplicado) na planilha para lojas/vendedores distintos, sobrescreve o último lido, ou seja, a linha mais inferior.
  
  
• Se o store_id não existir, for inválido ou estiver inativo (sem vendedores ativos na loja), os clientes atribuídos a ela seguirão no encarteiramento padrão caso ele esteja ativo em paralelo. Se não estiver, estes clientes não serão encarteirados.
  
  
• Se o seller_id não existir, for inválido ou estiver inativo, o cliente será encarteirado para outro vendedor de forma aleatória, seguindo a regra padrão do Agenda que considera o histórico de compras.
  
  
• Se o reference não existir, for inválido ou estiver incorreto, exemplo: tamanho menor que 6 dígitos, fichas que não existem na Dito, fichas sem telefone preenchido, CPFs sem o zero à esquerda, o cliente não será encarteirado.
  
  
• Se a linha não tiver o campo reference e/ou store_id (campos obrigatórios), será ignorada.
  
  
• Se o reference tiver tamanho menor que 6 ou for inexistente, será ignorado.
  
  
• Tamanho máximo do arquivo: 50MB.

Qualquer validação em relação a consumidor existente, consumidor com telefone na ficha, loja existente e ativa, vendedor existente e ativo é feita na hora do encarteiramento. Ou seja, esses dados serão recebidos na planilha e salvos no banco como os inputs feitos, mas não serão considerados na hora de encarteirar.

 
Passo a Passo para estruturar o arquivo do encarteiramento flexível

Abaixo, siga rigorosamente todos os passos para formatar o arquivo do encarteiramento flexível e deixá-lo na estrutura correta, com os campos obrigatórios citados no tópico anterior.

Lembre-se de que as etapas podem variar dependendo do software ou ferramenta utilizada para a edição de planilhas. Este guia foi elaborado considerando a utilização do Google Planilhas como exemplo.

Passo 1: Preparação do Arquivo CSV

1. Abra o Google Planilhas e crie as colunas conforme o modelo.
2. Preencha com todas as informações necessárias, conforme o exemplo abaixo:

• Salve o arquivo em formato .CSV, com separação correta por vírgula ou ponto e vírgula.
  
  
• Não utilize nos dados dos campos os seguintes caracteres: aspas duplas("), aspas simples('), vírgula(,) e ponto e vírgula(;).
  
  
• Os espaços existentes antes e após o campo são removidos pela aplicação. Ex.: __MC_241__ passa a ser MC_ 241 (_ representa o espaço).

Passo 2: Verificação e Ajustes

Revise todo o seu arquivo para mantê-lo conforme todas as regras acima.

• Verifique se as colunas estão organizadas conforme desejado.
• Refaça o processo de separação se necessário.
• Edite manualmente as células, se houver erros específicos.

Passo 3: Salvar e Exportar o arquivo

1. Selecione a planilha no Google Sheets.
2. No menu "Arquivos", escolha “Fazer download” e selecione a opção ‘’Valores separados por vírgula (.csv)’’.

Com estes passos, você pode criar um arquivo CSV para o encarteiramento flexível e importá-lo no app.dito, seguindo este artigo aqui.

Em anexo a esse artigo você encontrará o Modelo planilha Encarteiramento Flexível disponível para download.

FAQ – Perguntas Frequentes

1. Pergunta: O que é o arquivo de encarteiramento flexível?
Resposta: O arquivo de encarteiramento flexível é uma planilha no formato CSV que a marca importa no app.dito. O arquivo permite atribuir clientes a lojas e vendedores de forma personalizada.

2. Pergunta: Quais são os campos obrigatórios do arquivo CSV?
Resposta: Os campos obrigatórios são reference (identificador do cliente, CPF, CNPJ ou e-mail) e store_id (código da loja).

3. Pergunta: Como devo preencher o campo reference?
Resposta: Para CPF, use 11 dígitos, incluindo zeros à esquerda.
Para CNPJ, use 14 dígitos, incluindo os 5 primeiros números da ficha do cliente.
Para E-mail, inclua os 5 primeiros números do identificador da marca, seguido do hash do e-mail. Ao exportar clientes da Dito, remova o prefixo “ID=” do user_ID.

4. Pergunta: O que acontece se algum campo obrigatório estiver vazio ou incorreto?
Resposta: Linhas sem reference ou store_id serão ignoradas. References inexistentes, inválidos ou com tamanho menor que 6 dígitos não serão encarteirados.

5. Pergunta: E se o store_id ou seller_id não existir ou estiver inativo?
Resposta: Se o store_id for inválido, os clientes seguem para o encarteiramento padrão ou não serão encarteirados. Se o seller_id for inválido, o cliente será encarteirado para outro vendedor de forma aleatória, seguindo o histórico de compras.

6. Pergunta: Posso inserir clientes duplicados no arquivo?
Resposta: Não é o ideal, mas se houver duplicatas, será considerado apenas o último registro lido (a linha mais inferior da planilha).

7. Pergunta: Qual é o tamanho máximo permitido para o arquivo CSV?
Resposta: O arquivo pode ter até 50MB.

8. Pergunta: Existe algum cuidado com os caracteres nos campos do arquivo?
Resposta: Sim. Não utilize aspas simples ('), aspas duplas ("), vírgulas (,) ou ponto e vírgula (;) nos dados dos campos.

9. Pergunta: Como faço para formatar corretamente o arquivo CSV?
Resposta: Crie uma planilha com as colunas reference, store_id e seller_id. Preencha as informações, salve em formato CSV (com separação por vírgula ou ponto e vírgula) e revise os campos antes de importar.

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